Знакомо?
Тогда этот материал для вас. Мы собрали полный перечень документов при приеме на работу с учетом изменений 2026 года. Здесь найдете не просто сухой список из ТК РФ, а работающие алгоритмы, лайфхаки и предостережения, которые уберегут от штрафов и сохранят ваши нервные клетки.
В этой статье – все, что нужно знать кадровику о документах при приеме на работу в 2026 году:
-
какие документы обязательны для всех, а какие только для отдельных категорий сотрудников;
-
как разобраться в тонкостях воинского учета и приема иностранцев;
-
простые способы проверить паспорт, диплом или медкнижку на подлинность;
-
что нельзя требовать от кандидата, чтобы не нарваться на штраф и суд;
-
готовый чек-лист, который убережет от ошибок при оформлении новичка.
Базовый набор: без этих документов прием невозможен
Перечень необходимых документов четко прописан в статье 65 Трудового кодекса РФ. Это фундамент, на котором строится оформление.
.
В этой главе разберем, какие именно обязательные документы при приеме на работу должен предъявить каждый сотрудник, а в каких случаях список может расширяться.
1. Паспорт: главный идентификатор
Для граждан России – это паспорт гражданина РФ. Но жизнь вносит коррективы: человек мог подать документы на замену (в 20 или 45 лет, при смене фамилии или утере). Тогда ему выдают временное удостоверение личности – официальный документ, который действует до получения нового паспорта (обычно до 2 месяцев).
Лайфхак: если сотрудник пришел с временным удостоверением, попросите его написать расписку, что он обязуется принести новый паспорт сразу после получения. Это обезопасит от ситуации, когда документ так и не появится, а человек уже работает.
Что принимать нельзя: загранпаспорт (даже российский) и водительские права. Юридической силы для трудовых отношений они не имеют.
2. Трудовая история: книжка или цифра
Тут возможны три сценария:
-
Бумажная трудовая, если сотрудник сохранил ее и не переходил на электронную.
-
СТД‑Р – справка для тех, кто уже в электронном формате.
-
СТД‑СФР – выручает, если человек потерял доступ к своим данным или устраивается на работу впервые.
Важно: если перед вами новичок без стажа, бумажную книжку заводить не нужно. Просто подаете сведения в Социальный фонд России, а он автоматически сформирует электронную.
3. СНИЛС: вход в пенсионную систему
Зеленые карточки уходят в прошлое. Теперь номер лицевого счета подтверждают:
-
уведомлением о регистрации (бумажным или электронным);
-
выпиской из лицевого счета.
Если сотрудник впервые оформляется, СНИЛС оформляет работодатель. Для этого подаете в СФР анкету застрахованного лица (форма АДВ‑1). С 2025 года это можно сделать полностью дистанционно через бухгалтерские сервисы.
4. Воинский учет: касается не всех, но многих
Для военнообязанных и призывников обязательны:
-
военный билет (или временное удостоверение взамен);
-
удостоверение призывника (для подлежащих призыву).
Новшество: с 2025 года разрешено приносить выписку из реестра воинского учета. Но помните, что это дополнение, а не замена основному документу.
Иностранцы от воинского учета освобождены, поэтому требовать от них военный билет нельзя.
5. Диплом: подтверждение квалификации
Если должность требует специальных знаний (врач, бухгалтер, инженер, юрист), без документа об образовании не обойтись. Это может быть диплом, сертификат, удостоверение о повышении квалификации.
Как проверить подлинность
Получить документы – полдела. Важно убедиться, что они настоящие. Подделки встречаются чаще, чем многие думают. Мы подготовили мини-инструкцию по проверке.
Паспорт
-
Сверьте возраст: паспорт меняют в 20 и 45 лет. Если сотруднику уже исполнилось 20 или 45, а паспорт старый, у него есть 90 дней на замену. Принимать с просроченным нельзя.
-
Обратите внимание на водяные знаки, серию и номер, качество ламинации.
-
Обязательные отметки: прописка, воинская обязанность (для военнообязанных). О браке и детях ставят по желанию.
-
Проверить паспорт онлайн можно на портале Госуслуг через специальный сервис МВД.
Временное удостоверение личности
Документ выдают на срок до 2 месяцев. При проверке обратите внимание:
-
специальная бумага, формат 176×125 мм;
-
серия (две заглавные буквы) и номер (восемь цифр);
-
две печати в местах, обозначенных «М.П.»;
-
подпись владельца и должностного лица.
СНИЛС
Старые зеленые карточки еще действуют, но новых уже нет. Современный формат – уведомление (бумажное или электронное) с номером лицевого счета. Номер можно проверить через личный кабинет СФР.
Трудовая книжка
-
Серия и год выпуска должны быть в базе Гознака (данные открыты).
-
ФИО и дата рождения строго как в паспорте.
-
Записи о приемах и увольнениях заверены печатями и подписями.
-
С 2024 года бланки выпускают на спецбумаге с радужной печатью – подделку видно сразу.
Диплом
-
Номер бланка проверяем на сайте Рособрнадзора (ФИС ФРДО). Там собраны дипломы начиная с 1960 года.
-
Можно направить запрос в вуз, но потребуется письменное согласие сотрудника (это персональные данные).
-
На копии оригинала под ультрафиолетом проявляется надпись «КОПИЯ» — особенность гознаковских бланков.
Медицинская книжка
С 1 сентября 2023 года медкнижки оформляют в электронном виде. У каждой есть уникальный идентификатор и QR-код. Проверить можно в Едином реестре личных медицинских книжек (Роспотребнадзор). Бумажные версии тоже действуют, но их проще подделать.
Расширенный список
Некоторые случаи выходят за рамки базового перечня обязательных документов. Разберем самые частые случаи.
Педагоги, воспитатели, работники детских учреждений
Им нужна справка об отсутствии судимости в соответствии со статьей 351.1 ТК РФ. Без нее к детям не допустят. Заказать справку можно на Госуслугах или в МВД. Срок действия формально бессрочный, но крупные компании просят обновлять раз в год.
Водители такси, автобусов, трамваев
С 1 марта 2023 года также обязаны приносить справку об отсутствии судимости. Плюс:
-
водительское удостоверение;
-
заключение предварительного медосмотра.
Для международных перевозок: с 2024 года требуют только российские национальные права. Иностранные больше не принимаются.
Работники общепита, торговли, пищевой промышленности
Нужна медицинская книжка с отметками о гигиенической подготовке и результатах медосмотров. С 2023 года предпочтителен электронный формат с QR-кодом – так проще проверить.
Вредные и опасные условия труда
Если работа связана с вредностью (ст. 220 ТК РФ), требуйте заключение медосмотра. А если принимаете совместителя на такую должность, он обязан принести справку с основного места работы о характере и условиях труда. Закон запрещает совместительство во вредных условиях (кроме медиков, педагогов и работников культуры).
Несовершеннолетние
Их прием на работу регламентируется статьей 63 ТК РФ.
До 18 лет добавляются:
-
согласие одного из родителей (если ребенку от 14 до 15 лет) или органа опеки;
-
справка из школы с режимом обучения;
-
медосмотр по форме 086/у.
Для детей 14–15 лет обязательно письменное согласие родителя.
Для подростков 15–18 лет достаточно справки из школы и медосмотра.
Иностранцы
Здесь легко запутаться. Чтобы не ошибиться, пользуйтесь таблицей-шпаргалкой:
|
Статус |
Что принести |
Важный нюанс 2026 |
|
Временно пребывающий |
Патент или разрешение на работу |
Патент действует только в регионе выдачи. Уехал – потерял право работать |
|
Временно проживающий |
Разрешение на временное проживание (РВП) |
Работать можно только в том регионе, где выдано РВП |
|
Постоянно проживающий |
Вид на жительство |
Фактически уравнен в правах с гражданами РФ (кроме госслужбы). |
|
Высококвалифицированный специалист |
Полис ДМС (до получения ВНЖ) |
Без полиса разрешение аннулируют. |
|
Гражданин ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) |
Только паспорт и миграционный учет |
Ни патента, ни разрешения не нужно, но уведомление о заключении договора в МВД подавать обязательно. |
|
Лицо без гражданства |
Временное удостоверение личности (срок 10 лет) |
Разрешение на работу не требуется, но нужен миграционный учет. |
С 2022 года временно пребывающим иностранцам не нужен полис ДМС – они включены в систему ОМС. Но это не отменяет медосмотры.
Инвалиды
-
справка МСЭ об инвалидности (обязательно);
-
индивидуальная программа реабилитации (ИПРА) – по желанию. Но если сотрудник ее принес, работодатель обязан соблюдать рекомендации (специальное рабочее место, условия труда).
Совместители
-
паспорт;
-
диплом (если работа требует квалификации);
-
справка с основного места работы, если совместительство связано с вредными условиями.
Трудовую книжку совместитель не сдает – запись о работе по совместительству вносится по основному месту работы (по желанию сотрудника).
Главное правило: перечень дополнительных документов зависит от категории работника или условий труда.
Чего требовать нельзя (и чем это грозит)
Статья 65 ТК РФ и смежные законы жестко ограничивают произвол работодателя. Запрещено требовать:
-
ИНН (он нужен только госслужащим);
-
справку об отсутствии беременности;
-
документ о наличии детей-инвалидов (если сотрудник сам сообщил — это не повод требовать подтверждение);
-
сертификат о вакцинации (кроме случаев, когда есть постановление главного санитарного врача об обязательной вакцинации для данной сферы);
-
заявление на выплату зарплаты раз в месяц;
-
обязательство не работать у конкурентов.
Последствия: если откажете в приеме из-за отсутствия одного из таких документов, суд восстановит сотрудника, а компанию или должностное лицо оштрафуют на основании ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 тыс. руб. на юрлицо).
Запомните, все обязательные документы перечислены в ТК РФ. Все, что сверх этого, можно требовать только в исключительных случаях, прямо предусмотренных законом.
До подписания договора: обязательный ликбез
Прежде чем заключать трудовой договор, сотрудник должен ознакомиться с локальными нормативными актами (ЛНА) под роспись (ст. 68 ТК РФ). Минимальный набор состоит из:
-
правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
-
положения об оплате труда (если оно не включено в ПВТР);
-
правил обработки персональных данных;
-
инструктажа по охране труда;
-
должностной инструкции (если обязанности не прописаны прямо в договоре).
Лайфхак: заведите отдельный лист ознакомления, где сотрудник расписывается сразу за все ЛНА. Это сэкономит время и убережет от обвинений, что «я этого не видел».
Важно: обязательно оформите письменное согласие на обработку персональных данных (статья 9 152-ФЗ). Без него даже паспортные данные хранить нельзя.
Пошаговая инструкция: от договора до отчета в СФР
Прием нового сотрудника – процесс, где важна каждая деталь и соблюдение сроков. Чтобы ничего не упустить и не нарушить закон, действуйте по четкому алгоритму.
Шаг 1. Заключаем трудовой договор
Составляем в двух экземплярах (один остается у работника). Обязательные пункты (ст. 57 ТК РФ):
-
место работы (наименование работодателя, населенный пункт);
-
трудовая функция (должность по штатному расписанию);
-
дата начала работы;
-
условия оплаты (оклад, премии, надбавки);
-
режим рабочего времени;
-
гарантии и компенсации (например, за вредность);
-
характер работы (разъездной, подвижной и т.п.);
-
условие об обязательном социальном страховании.
Если договор срочный, обязательно пропишите причину срочности (ст. 59 ТК РФ). Иначе Трудовая инспекция может переквалифицировать его в бессрочный и выписать штраф до 100 тыс. руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).
Шаг 2. Издаем приказ о приеме
Приказ не обязателен, но удобен для отчетности. Главное правило: его содержание должно в точности совпадать с трудовым договором. Если в договоре нет испытательного срока, а в приказе он вдруг появился, испытание считается не установленным.
Срок издания – не позднее трех рабочих дней с даты начала работы.
Шаг 3. Заполняем трудовую книжку или передаем сведения в СФР
-
Бумажная трудовая: запись вносим в течение 5 рабочих дней.
-
Электронная трудовая: подаем подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Если сотрудник впервые устроен, бумажную книжку не заводим – после вашего отчета СФР сам создаст электронную.
Шаг 4. Отправляем отчет в СФР (форма ЕФС-1)
Срок – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (или дня фактического допуска к работе, если приказ не издавали). Отчет подается на всех новых сотрудников, включая совместителей и дистанционных. Опоздание грозит штрафом (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ)
Чек-лист: что проверить до подписания договора
Сохраните этот список документов, чтобы ничего не упустить. В нем собраны все документы при приеме на работу – от обязательных до специфических.
-
Паспорт (действующий, без просрочки, все страницы на месте);
-
СНИЛС (номер есть, совпадает с паспортом);
-
Трудовая книжка / СТД-Р (заполнена правильно, печати есть);
-
Документы воинского учета (если требуется);
-
Диплом (при необходимости, проверен по реестру при сомнениях);
-
Медкнижка / справка о медосмотре (если требуется);
-
Справка об отсутствии судимости (для педагогов, водителей и др.);
-
Согласие на обработку персональных данных;
-
Подписи под ЛНА и инструктажами;
-
Два экземпляра трудового договора.
Когда без обучения не обойтись
Чувствуете, что изменения в трудовом законодательстве сыплются как из рога изобилия? То форма отчета поменялась, то правила приема иностранцев ужесточились, то новые требования к воинскому учету. И штрафы выросли.
На наших семинарах по кадровому учету мы не просто перечисляем статьи ТК РФ. Разбираем сложные случаи из практики: как принять сотрудника с временным удостоверением, что делать с поддельным дипломом, как не запутаться в статусах иностранцев. Это и есть ваш островок спокойствия и профессионального комьюнити.
Чтобы всегда быть в курсе изменений и уверенно оформлять сотрудников, приходите на наши профильные мероприятия. Вот несколько ближайших программ:
-
«День кадровых решений: Трудовой кодекс-2026 — инструкция по применению» – однодневный семинар с разбором новых правил трудового законодательства.
-
«Руководитель кадровой службы (7 уровень квалификации)» – глубокая программа переподготовки для HR-директоров и кадровых лидеров.
-
«Менеджер по персоналу (уровень квалификации 6)» – курс для специалистов по ведению кадрового учета, подбору и оценке персонала.
-
«Специалист по кадрам (уровень квалификации 6)» – программа повышения квалификации для новичков и опытных кадровиков.
-
«HR для профессионала: разработка и бюджетирование систем управления персоналом» – интенсив по HR-стратегии, мотивации и корпоративной культуре.
Приходите учиться – будет полезно, и главное, без стресса. А если пока не готовы, подпишитесь на наш блог, чтобы всегда быть в курсе свежих изменений.