Чтобы оформить внешнего совместителя, вам нужно: подписать с ним отдельный трудовой договор с пометкой «по совместительству», ограничить его рабочий день четырьмя часами, запросить стандартный комплект документов и отправить сведения в Социальный фонд на следующий рабочий день после приема. Собственно, это фундамент. А все детали – дальше в статье.

Кстати, если вам хочется не только понять теорию, но и натренировать руку на реальных кейсах, загляните на курс профессиональной переподготовки «Руководитель кадровой службы (7 уровень квалификации)». Он стартует 10 сентября 2026 года и продлится до 12 декабря. Наши эксперты не читают лекции по учебнику, а разбирают живые ситуации, делятся шаблонами и в реальном времени отвечают на вопросы, которые вы стесняетесь озвучить при руководстве. После такого обучения оформление трудоустройства персонала не будет восприниматься как повод для тревоги.

Внешнее совместительство: что это и почему его часто путают с совмещением

Давайте начнем с простого примера. Представьте специалиста, который с утра работает бухгалтером в одной компании, а по вечерам ведет учет у вас. Именно так выглядит внешнее совместительство: у человека уже есть официальная занятость, а к вам он приходит подрабатывать в свободное время. Только учтите: основное место работы у него должно быть обязательно. Если его нет, вы не сможете принять такого работника по совместительству – это будет считаться первым трудоустройством, а значит, совсем другой кадровый режим.

Теперь о частой путанице. При совмещении тот же самый сотрудник в свои обычные рабочие часы берет на себя дополнительные обязанности, и вы оформляете это доплатой через допсоглашение. А вот работа по совместительству – это уже самостоятельный трудовой договор, другая должность и занятость строго за пределами официального рабочего времени. Разница принципиальная: при совместительстве вы подписываете новый договор, при совмещении – всего лишь допсоглашение. Ошиблись – инспекция труда или налоговая зададут неприятные вопросы.

Кому можно, а кому нельзя оформлять внешнее совместительство

Прежде чем принимать внешнего совместителя, проверьте, не попадает ли он под запреты. Вот список тех, для кого такой формат занятости закрыт или требует особых условий:

  • граждане младше 18 лет – им совмещать трудовую деятельность запрещено полностью;
  • работники вредных и опасных производств, если у вас аналогичные условия;
  • водители, машинисты и все, кто управляет транспортом, если вы предлагаете тот же вид деятельности;
  • руководители организаций – без письменного разрешения собственника им не обойтись;
  • спортсмены и тренеры – если подработка по той же специальности, нужно заручиться согласием первого (официального) работодателя;
  • госслужащие, судьи, прокуроры, военные – у них свои особые правила, и чаще всего такой вид трудоустройства для них закрыт;
  • охранники – им вовсе нельзя брать подработку в аналогичном качестве.

Если пренебречь любым из этих ограничений, компании грозит штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ – от 50 000 до 100 000 рублей, а должностному лицу – от 10 000 до 20 000 рублей. Согласитесь, лучше потратить пару минут на проверку, чем потом отдавать такие деньги.

Сколько часов в день может работать внешний совместитель

Теперь про время. Закон в этом отношении строг: такой сотрудник не вправе трудиться больше четырех часов в день. Но если на основной работе у него выходной, он может остаться у вас на полный день. Правда, за месяц все равно не выйдет больше половины нормы. Скажем, при месячной норме 160 часов ваш сотрудник имеет право отработать максимум 80 часов.

Бывают и исключения. Если человек на официальном рабочем месте приостановил деятельность из-за задержки выплаты заработной платы, его отстранили по здоровью или он ушел в отпуск без содержания, вы можете занять его на целый день. Только обязательно подтвердите это документами.

Как оформить прием внешнего совместителя: шесть простых шагов

Теперь к практике. Весь процесс разложен на шесть шагов, чтобы вы ничего не упустили и могли спокойно, без суеты, довести оформление до конца.

Шаг 1. Проверьте ограничения. Убедитесь, что должность не связана с вредностью или транспортом и кандидат не попадает под запреты.

Шаг 2. Соберите документы.

Вот что нужно попросить у кандидата на трудоустройство:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • диплом или другой документ об образовании – если деятельность требует специальных знаний;
  • справку с основного места о характере и условиях работы, если у вас вредное производство;
  • письменное разрешение собственника, если берете руководителя;
  • военный билет для военнообязанных;
  • медицинскую книжку, если она необходима для должности в вашей организации.

Бумажную трудовую книжку у человека требовать не нужно – она остается у основного работодателя. Если хотите убедиться, что у него действительно есть официальное место трудоустройства, попросите выписку СТД-Р или заверенную копию трудовой. А вот заявление о том, что он больше нигде не трудоустроен, требовать запрещено – это незаконно.

Шаг 3. Оформите трудовой договор. В нем прямо должно быть сказано, что сотрудника берут именно как совместителя. Также обязательно зафиксируйте рабочий график (не более 4 часов в день) и порядок оплаты.

Шаг 4. Подготовьте приказ о зачислении. По сути он не обязателен, но с ним кадровая картина становится прозрачнее. В графе «Условия приема на работу, характер работы» просто напишите: «по совместительству».

Шаг 5. Отправьте данные в Социальный фонд через ЕФС-1. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после подписания договора. В форме отметьте код «СОВМ». Пропустите срок – заплатите 500 рублей штрафа за каждого человека.

Шаг 6. Внесите запись в трудовую книжку, если сотрудник сам об этом попросит. Обычно такую отметку делает его основной наниматель на основании вашей справки. В электронной трудовой все подтянется автоматически.

Если пройдете эти шаги, ошибок при оформлении приема на работу не будет. А если хочется еще больше уверенности в рабочих вопросах, приходите на курс повышения квалификации «Специалист по кадрам (уровень квалификации 6)». Он начнется 10 сентября 2026 года и продлится до 18 октября. Эксперты центра на реальных примерах вместе с вами разберут все тонкости трудоустройства персонала, заполнения ЕФС-1 и кадровых приказов. Это особенно полезно, если вы только входите в профессию или хотите систематизировать уже накопленные знания.

Обязательные формулировки для трудового договора

Теперь о главном – что обязательно должно быть в трудовом договоре при оформлении такого сотрудника. Вот пять ключевых пунктов, без которых документ считается неполным.

  1. Отметка о том, что работа идет именно по совместительству. В тексте договора так и пишем: «Работник принимается в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера на условиях совместительства. Условие о совместительстве может быть изменено или отменено только по соглашению сторон».
  2. График занятости. Обязательно пропишите, сколько часов и в какие дни трудится сотрудник. Например: «Работнику устанавливается неполное рабочее время – 20 часов в неделю. Работник выполняет обязанности с понедельника по пятницу с 17:00 до 21:00».
  3. Оплата. В договоре указывается полный оклад по должности, а выплата считается пропорционально отработанным часам. Допустим, оклад 40 000 ₽ при полной ставке, а у вас сотрудник оформлен на полставки – значит, в месяц он получит 20 000 ₽. В договоре это можно сформулировать так: «Оклад по должности составляет 40 000 рублей. Оплата труда работника производится пропорционально установленной продолжительности рабочего времени и составляет 20 000 рублей в месяц».
  4. Срок договора. Он может быть бессрочным или срочным (например, на время отсутствия основного работника).
  5. Испытательный срок. Его можно установить до 3 месяцев, для руководителей до 6 месяцев.

Если в договоре будут прописаны все эти пять моментов, можете считать, что половина дела уже сделана. Документ получится прозрачным и для вас, и для сотрудника, а это лучший способ избежать споров в будущем.

Оплата, налоги и гарантии: что важно знать работодателю

Зарплата внешнего совместителя считается просто: либо за часы, которые он реально провел на работе, либо за сделанный объем. Привязка к МРОТ здесь тоже особенная – минималку высчитывают пропорционально времени. Поэтому, если специалист трудится на полставки, его доход может быть ниже установленного законом минимума, и это абсолютно законно. К слову, с 1 января 2026 года федеральный МРОТ равен 27 093 рублям.

Премии и надбавки выплачиваются точно так же, как и основным сотрудникам. Лишать премии только из-за статуса совместителя нельзя. Доплаты за вредность, ночные, праздничные и сверхурочные тоже положены.

НДФЛ удерживается по ставке 13% (или выше при большом доходе), страховые взносы начисляются как обычно. Стандартные вычеты работник может получать только у одного нанимателя – обычно там, где зарплата больше.

Отпуск у такого сотрудника должен начинаться тогда же, когда и на основной работе. Если положенные шесть месяцев еще не отработаны, дни отдыха все равно предоставляются – авансом. А бывает, что на подработке оплачиваемый период короче, чем на главной должности: тогда по заявлению сотрудника ему добавляют дни без сохранения заработка.

Больничный оплачивается, но схема расчета зависит от того, где именно человек трудился предыдущие два года. Если работодателей было несколько, он сам выбирает, у кого из последних нанимателей получить выплату. Поэтому, если сотрудник принес вам листок нетрудоспособности, просто запросите нужные сведения из Социального фонда, а затем действуйте по стандартной схеме. Никаких дополнительных справок, если только они не понадобятся для уточнения среднего заработка. 

Декретные можно оформить у обоих нанимателей, а пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет – только у одного, по выбору.

Гарантии по Крайнему Северу (оплата проезда к отпуску, дополнительный отпуск) предоставляются только по основному месту.

Перевод внешнего совместителя в основного работника

Если ваш внешний совместитель уволился с основного места работы и хочет остаться у вас, нужно оформить перевод. 

Есть два способа: через дополнительное соглашение (изменение условий договора, в ЕФС-1 – мероприятие «ПЕРЕВОД») или через увольнение и новый прием. Первый способ сохраняет непрерывность трудовых отношений, второй проще, но прерывает стаж.

Какой бы способ вы ни выбрали, главное – сделать все вовремя и грамотно, тогда и вам с сотрудником будет спокойно, и претензий от проверяющих не поступит. 

Увольнение внешнего совместителя: особое основание

Помимо стандартных причин увольнения (сам захотел, договорились, наказали за проступок) для совместителей существует дополнительная, указанная в статье 288 ТК РФ. 

Вы можете прекратить трудовые отношения, если принимаете на эту должность основного сотрудника. Но смотрите внимательно: договор должен быть бессрочным, а человеку нужно вручить письменное уведомление минимум за 14 дней до даты его увольнения. И запомните: в период отпуска, больничного или при беременности работницы расторгать договор категорически запрещено.

Чтобы не допустить ошибок, не доводить до спорных ситуаций и судов, рекомендую пройти наш онлайн-курс повышения квалификации «Ежегодное повышение квалификации для кадровых специалистов». Он пройдет с 25 ноября по 4 декабря 2026 года. В программе представлен обзор изменений трудового законодательства 2026-2027 гг., новшества по персональным данным, режиму труда и суммированному учету. Вы получите свежие знания и готовые алгоритмы для работы с совместителями и не только.